Der DSB-Reporter^® für den Datenschutzbeauftragten

Ein ganz wesentlicher Bestandteil von DSB-MIT-SYSTEM^® ist die von uns entwickelte Software mit dem Namen DSB-Reporter^®. Diese Software ist SSL-verschlüsselt über das Internet zugängig und hilft dem Datenschutzbeauftragten bei vielen alltäglichen Aufgaben.

Wir möchten an dieser Stelle betonen, dass es sich hiermit um eine "echte Software" handelt und nicht um eine der vielen am Markt befindlichen Ausfüllhilfe für PDF-Dateien. Der DSB-Reporter^® ist im Kern eine relationale Datenbank mit einem Web-Frontend. Sie haben hiermit eine umfassende Software zum Datenschutz-Management zur Verfügung, die sich seit Jahren in unserem Alltag bewährt hat.

Wir als Lizenzgeber arbeiten selbst jeden Tag mehrere Stunden mit dieser Software. Somit können Sie ganz beruhigt davon ausgehen, dass die Software hochverfügbar ist und die gewünschten Ergebnisse erzielt.

Wozu braucht ein Datenschutzbeauftragter überhaupt eine spezialisierte Software? Nun, zu Beginn unserer Tätigkeit als Datenschutzbeauftragter hatten wir natürlich auch die üblichen Standard-Formulare z.B. auf MS-Word Basis genutzt. Im Laufe der wachsenden Kundschaft wurden die MS-Word Dokumente zusehends unübersichtlich, da eine zentrale Änderung (z.B. der Name eines ausgeschiedenen Mitarbeiters) an vielen verschiedenen Stellen vorgenommen werden musste. Hinzu kam der Umstand, dass die Anzahl an zusätzlichen MS-Excel-Tabellen stetig zunahm und irgendwann unübersichtlich wurde. Außerdem waren die vielen Informationen nicht miteinander vernetzt und waren nicht zu den notwendigen Berichten zu verbinden.
Die Lösung brachte später weder eine große, verknüpfte MS-Excel Tabelle, noch eine programmierte MS-Access-Datenbankanwendung.
Erst die "echte" relationale Datenbank eines MS-Sqlservers mit einem Webfrontent auf Basis von ASP.NET brachte das gewünschte Ergebnis.

Was kann der DSB-Reporter^®?

1.) Dateneingabe der ganz grundlegenden Daten

Zunächst einmal müssen die notwendigen Daten in die Formulare eingegeben werden. Die Namen der jeweiligen Eingabeformulare sind in fetter Schrift dargestellt.

• Ein Kunden-Datensatz umfasst ein oder mehrerere Unternehmen. Jedes Unternehmen kann mehrere Standorte mit jeweils mehreren Gebäuden aufweisen. In den Gebäuden befinden sich dann Computer und Akten, wo die personenbezogenen Daten gespeichert bzw. gelagert sind.
• Jedes Unternehmen führt zahlreiche Verfahren im Sinne des Bundesdatenschutzgesetztes durch. Jedem Verfahren können mehrere Übermittlungen (an Dritte) und Auftragsdatenverarbeitungen (durch Dritte) dokumentiert werden.
• Die Daten der Verfahren können sich einer oder mehreren TOM-Domänen^{®ist angemeldet} befinden; diese beschreiben, wie die diesbezüglichen Daten durch technisch-organisatorischen Maßnahmen geschützt werden. Dieses Dokumentationskonzept ist unseres Wissens nach einzigartig und ausgesprochen effizient.
• Jedes Unternehmen hat eine Vielzahl von Mitarbeitern, die mitsamt Kontaktdaten gespeichert werden. In verschiedenen Formularen können diese Mitarbeiter referenziert werden. Außerdem sind die Kontaktdaten wichtig für eine spätere Einladung zur Onlineschulung.
• Der Datenschutzbeauftragte kann die zehn geforderten Festlegungen bezüglich einer Auftragsdatenverarbeitung hinterlegen. Zusammen mit vielen Angaben lässt sich hier eine umfassende und bewährte Datenschutzvereinbarung erzeugen, die unmittelbar zur Unterschrift durch Auftraggeber und Auftragnehmer geeignet ist.

2.) Nutzung der Daten in Listen, Berichten, Exporten und per SQL

Sobald diese Daten eingegeben sind, ist die Phase der Bestandsaufnahme beendet. Nun können diverse Listen, Berichte und Exporte etc. erzeugt werden:

• Für jede der obigen Tabellen gilt, dass die Datensätze in Listenform aufgeführt werden können. Eine Sortierung nach verschiedenen Kriterien ist natürlich möglich. Durch einen Klick gelangt man dann in das entsprechende Formular und kann den Datensatz editieren.
• Es stehen die datenschutzrechtlich notwendigen Berichte zur Verfügung: Das "interne Verfahrensverzeichnis" und das "Verzeichnis für Jedermann". Mit einem Mausklick ist hier ist alles übersichtlich aufgeführt, so wie die Meldepflicht des Bundesdatenschutzgesetzes es erfordert. Übrigens passen sich die Verfahrensverzeichnisse automatisch an, wenn das Unternehmen nicht dem BDSG, sondern der katholischen KDO oder dem evangelische DSG-EKD unterliegt.
• Es gibt aber auch diverse andere Berichte, wie "Lückenberichte" oder "Fragenberichte" und "Verbesserungsberichte", die die Daten nach ganz anderen Kriterien filtern und somit bei der Arbeit sehr hilfreich sind.
• Die Datenbank können Sie über ein SQL-Formular beliebig abfragen und somit Auswertungen aller Art starten. Viele vorgefertigte Beispiele zeigen Ihnen, wie es geht.
• Eine Export-Funktion listet Ihnen die allermeisten Daten tabellarisch auf und exportiert sie nach MS-Excel für eine beliebige weitere Verarbeitung. Unter anderem können Sie auch die Mitarbeiterdaten in einem Format exportieren, welches in MS-Outlook importierbar ist.

3.) Sonstige Leistungsmerkmale für den Berufsalltag des Datenschutzbeauftragten

Die obigen Funktionen erstreckten sich auf Forderungen, die unmittelbar aus dem Bundesdatenschutzgesetz ergeben. Aber der DSB-Reporter^® kann noch wesentlich mehr. Die wichtigsten Funktionen sind folgende:

• Sofern der Datenschutzbeauftragte offiziell Verbesserungspotential sieht, so kann er eine Feststellung formulieren. Diese wird der Geschäftsführung kommuniziert. In jeder Feststellung kann u.a. ausführlich dokumentiert werden, wo genau das Problem liegt, wie ein Lösungsweg aussehen könnte, wie der bisherige Lösungsprozess aussieht, und welche Mitarbeiter in den Abhilfeprozess eingebunden sind. Natürlich können die Feststellungen in einem Bericht ansprechend aufbereitet werden, oder exportiert oder per SQL aus der Datenbank gezogen werden.
• Der Datenschutzbeauftragte kann seine Tätigkeiten dokumentieren. In jedem Formular gibt er u.a. an, was der Gegenstand der Tätigkeit war, wie lange sie gedauert hat, ob Fahrzeiten oder -Kosten entstanden sind, ob es sich um eine Beschwerde handelte, oder ob die Tätigkeit im Zusammenhang mit einer Auftragsdatenverarbeitung (z.B. deren Vertragsgestaltung oder Kontrolle) stand. Auch die Tätigkeiten können in einem Bericht ansprechend aufbereitet werden, oder exportiert oder per SQL aus der Datenbank gezogen werden. Der Tätigkeitsbericht ist z.B. wichtig für den Jahresbericht des Datenschutzbeauftragten. Darüber hinaus warnt der DSB-Reporter^® auf seiner Startseite, wenn ein Unternehmen seit drei Wochen keine Tätigkeit mehr erfahren hat und somit vielleicht wieder eines "Lebenszeichens" seitens des Datenschutzbeauftragten bedarf.
• Der Datenschutzbeauftragte kann Kampagnen erzeugen, durch die ausgewählte Mitarbeiter des betreuten Unternehmens per E-Mail z.B. zu einer Onlineschulung eingeladen werden können. Jeder Mitarbeiter erhält eine persönlich adressierte E-Mail mit dem Link zu einer beliebigen Onlineschulung im Internet verbunden mit einem individuellen Bestätigungscode. Sobald der jeweilige Mitarbeiter auf der Seite der Onlineschulung den Bestätigungs-Knopf anklickt, wird die Schulungsteilnahme im DSB-Reporter^® dokumentiert. Übrigens zeigt der Screenshot ganz oben an, dass bei einer Kampagne noch nicht alle Mitarbeiter bestätigt haben und dass die letzte Einladung länger als 14 Tage her ist. Es kostet den Datenschutzbeauftragten zwei Mausklicks, und die offenen Einladungen werden erneut versendet. Mit zwei weiteren Mausklicks ist dies als Tätigkeit (siehe oben) dokumentiert. Auch die Kampagnen können in einem Bericht ansprechend aufbereitet werden, oder exportiert oder per SQL aus der Datenbank gezogen werden.
• Ganz besonders hilfreich ist immer wieder der Präsenz-Bericht zu einem betreuten Unternehmen. Hier werden alle relevanten Informationen auf einer Seite angezeigt:
  - Zum Unternehmen wird das DSB-Bestelldatum genannt und diverse Zusatzinformationen angezeigt (existiert ein Betriebsrat? ist eine EDV-Nutzungsvereinbarung unterschrieben? etc.).
  - Die für den Datenschutzbeauftragten wichtigsten Mitarbeiter werden mitsamt Kontaktdaten aufgelistet (Geschäftsführung, Datenschutz-Koordinator, Personalleitung, EDV-Leitung).
  - Die letzten 20 Tätigkeiten in den letzten sechs Monaten werden aufgelistet, damit man schnell einen Überblick bekommt, was zuletzt konkret passiert ist.
  - Sofern es offene Feststellungen gibt, werden diese detailliert aufgeführt.
  - Sofern offene Fragen oder unverbindliche Verbesserungsvorschläge in den verschiedenen Tabellen hinterlegt wurden, so werden diese hier aufgezeigt.
  - Sofern Mitarbeiter noch keine Bestätigung zur Kenntnisnahme der Onlineschulung abgesendet haben, so wird dies hier im Detail genannt.
  Fazit: Mit einem Mausklick hat man den KOMPLETTEN Überblick über das Unternehmen! Spätestens wenn man mehrere Dutzend Unternehmen betreut ist diese Funktion unbezahlbar. So etwas lässt sich aber nur mit einer relationalen Datenbank im Hintergrund realisieren.
  

Ist der Umgang mit dem DSB-Reporter^® leicht zu erlernen?

Ja, die Grundfunktionen sind schnell erlernt. Letztlich bedient man diese Web-Software genauso wie man es z.B. von www.amazon.de her gewohnt ist. Eine ausführliche und praxisorientierte Onlinehilfe erklärt alles, was man wissen muss. Außerdem sind dort auch viele praktische Tipps zu finden.

Einzelne Themenbereiche sind mitunter etwas komplexer, weil auch der Umgang mit personenbezogenen Daten auf viele verschiedene Arten geschehen kann. Aber auch hier steht die Onlinehilfe bereit; und wenn wir Ihnen die Denkweise erst einmal erklärt haben, so werden Sie die Software auch hier sicher anwenden können.

Fazit

Sie sehen, wie effizient der DSB-Reporter^® die Lizenznehmer in ihrem Alltag unterstützt. Diese Software steht exklusiv nur unseren Lizenznehmern zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns, wenn diese Software Sie interessiert.