|
|
|
Chancen und
Risiken des externen Datenschutzbeauftragten
(im Rahmen von
DSB-MIT-SYSTEM®)
Die Tätigkeit als externer Datenschutzbeauftragter bietet
natürlich viele Chancen. Im Rahmen unserer vorvertraglichen
Aufklärungspflicht sehen wir es aber auch als unsere Pflicht
an, auf mögliche Probleme und Risiken hinzuweisen. Wir
versuchen hiermit möglichst objektiv einen Überblick
zu schaffen.
Sie werden feststellen, dass viele der hier vorgestellten
Themenbereiche sowohl Chancen, als auch Risiken bieten. Somit ergeben sich ganz objektiv Widersprüche,
die nur Sie selbst auflösen können, indem Sie Ihre
eigene persönliche Einschätzung vornehmen.
Chancen
Die Chancen als externer Datenschutzbeauftragter (im Rahmen
von DSB-MIT-SYSTEM®)
sind vielfältig.
- Riesiger Markt
Die meisten Unternehmen haben
kein wirkliches Datenschutzmanagement und oftmals noch nicht
einmal einen (internen oder externen) Datenschutzbeauftragten.
Da die Aufsichtsbehörden zusehends nennenswerte Bußgelder
verhängen (LIDL war mit 1,4 Mio € sicher eine Ausnahme),
wird der finanzielle Druck auf die Unternehmen zunehmen.
Im Rahmen der geplanten EU-Datenschutzgrundverordnung sind bis
zu 2% des weltweiten Umsatzes als Bußgeld möglich!
Ganz sicher wird dies zu vermehrten Bestellungen externer
Datenschutzbeauftragter führen.
Da die Unternehmen
immer mehr Tätigkeitsfelder auslagern, um die eigene
Effizienz zu steigern, wird die Wahl ganz sicher immer häufiger
auf einen externen Datenschutzbeauftragten fallen. Die Einhaltung
des Datenschutzes findet seit der Gesetzesnovellierung 2009
viral statt: Jede Auslagerung von Datenverarbeitungen (z.B.
durch externe Lohn- und Gehaltsabrechnung) stellt große
Anforderungen an den Auftragnehmer; er wird einen Datenschutzebauftragten
bestellen müssen. (Eine
negative Interpretation dieses Themas ist weiter unten beschrieben.)
- Akquise ist oftmals leicht
Die Erfahrung zeigt:
Oftmals melden sich interessierte Unternehmen aktiv beim
externen Datenschutzbeauftragten, um mit ihm ins Gespräch
zu kommen. Hierfür kann es verschiedenste Auslöser
geben. Wir nennen nachfolgende Beispiele, die der Firma
SecureDataService eine Bestellungen zum externen Datenschutzbeauftragten
eingebracht haben.
a) Ein möglicher Auslöser kann
der
Betriebsrat sein, der einen Datenschutzbeauftragten fordert.
Grundlage ist §
80 Betriebsverfassungsgesetz: "Der Betriebsrat hat [...]
darüber
zu wachen, dass die zugunsten der Arbeitnehmer geltenden Gesetze [...] durchgeführt werden
[... und ...] Maßnahmen, die dem Betrieb und der Belegschaft dienen, beim Arbeitgeber zu beantragen
[...]".
b) Ein Auslöser kann das
neu eingeführte Qualitätsmanagement sein.
Da die Einhaltung herrschender Gesetzte immer auch ein Qualitätskritierum
ist, wird immer auch der Datenschutz auditiert. Ein fehlender
Datenschutzbeauftragter oder ein nicht praktiziertes bzw.
schlecht dokumentiertes Datenschutz-Managementsystem wird
unweigerlich zu Qualitätsabweichungen führen.
c)
Ein Auslöser kann der Wirtschaftsprüfer
sein, der für seinen Jahresbericht unter anderem eine
Risikoanalyse durchführen muss. Da auch aus der mangelnden
Umsetzung des Datenschutzes auch Schadenersatzforderungen
bzw. Bußgelder resultieren können, wird der Wirtschaftsprüfer
hier möglicherweise Risiken sehen und berichten. Das
möchte das Unternehmen natürlich vermeiden.
d)
Ein Auslöser kann durch Auftragsdatenverarbeitungen
gegeben sein. Sofern das anfragende Unternehmen als Auftragnehmer
einer Auftragsdatenverarbeitung gemäß §
11 BDSG tätig ist, so werdend die Auftraggeber ihre
Aufträge oftmals nur erteilen bzw. aufrecht erhalten,
wenn ein Datenschutzbeauftragter bestellt ist. In diesen
Fällen werden außerdem zahlreiche Formalitäten
und Nachweise gefordert, die nur durch einen qualifizierten
Datenschutzbeauftragten erbracht werden können.
Sofern man bei
der Akquise fachlich, menschlich und preislich überzeugt,
so kann man sehr schnell zu Aufträgen kommen. Hier
ist DSB-MIT-SYSTEM®
natürlich sehr hilfreich, denn im Vergleich zu den
Wettbewerbern verfügen Sie über hervorragende
Materialien und ein effizientes System.
Sollte ein
Unternehmen mit Ihnen positive Erfahrungen gemacht haben,
dann wird sich dies verbreiten. Zwar ist es erfahrungsgemäß
nicht so, dass die Geschäftsführung aktiv herumposaunt,
wie zufrieden sie ist. Aber wenn Mitarbeiter ausscheiden
und in andere Unternehmen wechseln, dann erwähnen sie
natürlich gerne, dass sie einen guten externen Datenschutzbeauftragten
kennen. Nicht selten wechseln auch Geschäftsführer
in neue Unternehmen und nehmen "ihren" externen Datenschutzbeauftragten
gleich mit. (Eine
negative Interpretation dieses Themas ist weiter unten beschrieben.)
- Chancen durch geplante EU-Datenschutzgrundverordnung
Seit
Januar 2012 wird der Entwurf einer EU-Datenschutzverordnung
europaweit diskutiert. Somit ist bestätigt, was sich
seit vielen Jahren abzeichnet: Der Datenschutz ist kein
sterbender Gesetzesdinosaurier, sondern ein vitales Rechtsgebiet,
welches den Menschen und den Regierungen in wachsendem Maße
wichtig ist.
Im Mai 2016 wurde die EU-Verordnung beschlossen und im EU
Amtsblatt veröffentlicht. Die Unternehmen und öffentlichen
Stellen haben nun eine Übergangsfrist von zwei Jahren,
um vom Bundesdatenschutzgesetz (bzw. dem jeweiligen Landesdatenschutzgesetz)
auf die EU-Verordnung umzustellen. Am 25.05.2018 ist es dann soweit: Es gilt europaweit nur
noch die EU-Verordnung
Dementsprechend bieten sich die Chancen
für externe Datenschutzbeauftragte.
Es gibt
gemäß Artikel
37 drei Möglichkeiten einen Datenschutzbeauftragten
zu bestellen:
(1) Es besteht eine
EU-Verpflichtung, sofern es sich (a) um eine öffentliche
Stelle handelt, (b) das Unternehmen sensible Daten verarbeitet
oder (c) Personen intensiv überwacht.
In
den BvD-News
2016 Seite 40 geht der "Arbeitskreis Soziales"
davon aus, dass die Betreuung von Menschen in sozialen Einrichtungen
eine solche Überwachung darstellt. Außerdem wird
berichtet: "Unabhängig davon kristallisiert
sich momentan in der Fachliteratur die Meinung heraus, dass
auch die Abrechnung und Verwaltung von Personaldaten zur
Kerntätigkeit eines jeden Unternehmens (und damit auch
einer sozialen Einrichtung) gehört. [...] und führt
somit zur Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten
gemäß DS-GVO auch ohne die Nutzung der ggf. noch
kommenden nationalen optionalen Regelung zur Bestellpflicht."
(2)
Gegeben ist eine EU-Freiwilligkeit, wonach jedes Unternehmen
freiwillig einen DSB bestellt, um die Verordnung verstehen
und erfüllen zu können.
(3) Nationale
Gesetze können einen DSB vorschreiben. Hierzu berichten
Datenschutz-Fachzeitschriften, dass (a) der deutsche Gesetzgeber
sich wohl schon dahingehend geäußert hat, dass
die bestehenden Bestellgrenzen erhalten bleiben, bzw. (b)
dass das BDSG als Auffanggesetz Bestand hat und somit der
§ 4f Abs. 1 BDSG automatisch wirksam wird.
So oder
so bliebe dann in Deutschland alles beim Alten.
Für die internen Datenschutzbeauftragten
wird es kompliziert, denn mit einem Inkrafttreten der EU-Datenschutzverordnung
wird der größte Teil des Fachwissens obsolet.
Das Bundesdatenschutzgesetz wäre (größteneils)
abgeschafft und statt
dessen müssen sich jene Mitarbeiter wieder ganz von
vorne einarbeiten. Viele interne Datenschutzbeauftragte
werden die Segel streichen und
die Geschäftsführung um die Bestellung eines externen
Datenschutzbeauftragten bitten.
Auch hinsichtlich
des Datenschutzs in öffentlichen Stellen (Verwaltungen,
Ämter etc.) wird es interessant, denn derzeit gibt
es keine Einschränkung auf INTERNE Datenschutzbeauftragte.
Der Markt für externe Datenschutzbeauftragte vergrößert
sich hierdurch ganz erheblich.
(Eine
negative Interpretation dieses Themas ist weiter unten beschrieben.)
- Lizenz hilft für einen schnellen Start
und eine langfristige Effizienz
Im Rahmen von DSB-MIT-SYSTEM®
sind viele Prozesse fest definiert. Sie haben das Recht die vorgegebenen
Tools, Checklisten, Formulare und Textvorlagen zu nutzen.
Das verhilft Ihnen sofort zu einem schnellen Start bei
Ihrem ersten Kunden. Ab der ersten Stunde können Sie
effizient arbeiten. Auch Ihr erster Kunde wird im Optimalfall
gar nicht merken, dass Sie ein "Berufsanfänger"
sind, weil sie sofort und zeitnah sehr ausgereifte Dokumente
zur Verfügung stellen und überhaupt sehr systematisch
vorgehen.
Auch langfristig ist DSB-MIT-SYSTEM®
für Sie eine unentbehrliche Hilfe. Denn
wenn Sie erstmal mehr als ein Dutzend Kunden betreuen,
dann sind Sie für die zahlreichen Hilfestellungen dankbar,
die es Ihnen erlauben den Überblick zu behalten. Hier ist besonders
unsere Software DSB-Reporter®
hervorzuheben.
Wenn Sie von Ihrem Charakter
her
gerne nach einem System mit vorgegebenen Materialien arbeiten,
dann sind Sie zum Lizenz-Nehmer geboren. (Eine
negative Interpretation dieses Themas ist weiter unten beschrieben.)
- Langfristige Verträge mit den betreuten Unternehmen
In Ihrer Funktion
als externer Datenschutzbeauftragter erhalten Sie Einblick
in fast sämtliche Abteilungen Ihres Kunden. Es entsteht
in aller Regel eine vertrauensvolle Zusammenarbeit, und
sie haben mehr oder weniger häufig Kontakt zu den meisten
Entscheidungsträgern. Sie genießen das Vertrauen
der Geschäftsführung. Auch der Betriebsrat hat
Sie kennen- und schätzen gelernt.
Wie hoch ist wohl
das Risiko, dass dieser Kunde seinen Vertrag kündigt?
Wird er sich einen neuen Datenschutzbeauftragten ins Haus
holen, nur weil dieser vielleicht 50 € im Monat günstiger
ist? Niemals!
- Hochwertiges Netzwerk durch DSB-MIT-SYSTEM®
Als
Lizenz-Geber erwarten wir in den nächsten Jahren
einen kontinuierlichen Zustrom an neuen Lizenz-Nehmern.
Unser Ziel ist ein aktives Netzwerk dieser Datenschutz-Spezialisten.
Gemeinsam wollen wir unser Knowhow austauschen und vertrauensvoll
miteinander arbeiten, um die Aufgabenstellungen unserer
Kunden so fundiert wie möglich zu bearbeiten.
Risiken und Problempunkte
Die verschiedenen Risiken und Problempunkte als externer
Datenschutzbeauftragter (im Rahmen von DSB-MIT-SYSTEM®)
sollen nicht verschwiegen werden:
- Kleiner Markt
Die Aufsichtsbehörden haben
durch eigene Umfragen herausgefunden, dass 90% der Unternehmen
über einen Datenschutzbeauftragten verfügen. Uns
erscheint diese Zahl zu hoch gegriffen zu sein. Auch die
meisten Fachkollegen kommentieren diese Statistik mit Kopfschütteln.
Möglicherweise
wollten sich die befragten Unternehmen der Aufsichtsbehörde
gegenüber nicht offenbaren? Jedenfalls wenn man den Aufsichtsbehörden
glaubt, so gibt es keinen sonderlich hohen Bedarf an externen
Datenschutzbeauftragten. (Vielleicht
sind die befragten Unternehmen, die spontan einen eigenen
Mitarbeiter zum Datenschutzbeauftragten ernannt haben, gerade
jetzt im Internet auf der Suche nach einem externen Datenschutzbeauftragten,
der diese Aufgabe wirklich erfüllen kann?) (Eine
positive Interpretation dieses Themas ist weiter oben beschrieben.)
- Akquise ist manchmal schwierig
Machen wir
uns nichts vor: Die allermeisten Unternehmen können
durch einen aktiv praktizierten Datenschutz (und einen kompetenten
externen Datenschutzbeauftragten) keinen zusätzlichen
Umsatz generieren. Es ist also nur ein zusätzlicher
Kostenfaktor. Außerdem wird befürchtet, dass
die ohnehin stark belasteten
Mitarbeiter auch noch mit Datenschutzthemen "abgelenkt"
würden. Die
Geschäftsführer wissen in der Regel, dass der
Datenschutz eine gesetzliche Aufgabe ist; sie wissen aber
auch, dass bisher kaum Bußgelder durch die entsprechenden
Aufsichtsbehörden verhängt wurden. Im Endeffekt
führt es dazu, dass viele Geschäftsführer
"Mut zur Lücke" zeigen und somit auch die
besten Argumente nicht weiterhelfen. Unsere Erfahrung ist:
Es ist extrem schwierig einen solchen Geschäftsführer
vom Gegenteil zu überzeugen. (Eine
positive Interpretation dieses Themas ist weiter oben beschrieben.)
- Unsicherheiten durch geplante EU-Datenschutzgrundverordnung
Wenn
der deutsche Gesetzgeber es bis zur letzten Sekunde herauszögert
(so, wie im Jahr 2009), so wissen wir Im schlimmsten Fall
erst im Mai 2018 genau, welche Regelungen
zur DSB-Bestellpflicht in Deutschland verbindlich gelten.
Möglicherweise wird der Gesetzgeber die Meinung
vertreten, dass ein betrieblicher DSB eine bürokratische
Hürde darstellt und deutsche Unternehmen im europäischen
Vergleich wirtschaftlich schwächt. Dann würde
die Bestellpflicht vielleicht erst ab 20 oder 50 Mitarbeiter
gelten.
Eine noch höhere Schwelle ist nur schwer
denkbar, weil nicht zuletzt die Aufsichtsbehörden wohl
lautstark protestieren würden. Jeder betriebliche DSB
ist eine Unterstützung für die Aufsichtsbehörden,
und bei deren chronischen Überlastung (die sich wohl
nicht bessern wird)
sind sie auf jede Hilfe und Zuarbeit
angewiesen.
(Eine
positive Interpretation dieses Themas ist weiter oben beschrieben.)
- Lizenzierung von Knowhow ist nicht für jeden Typ von Mensch
geeignet
Wenn Sie DSB-MIT-SYSTEM®
kennenlernen, so werden Sie feststellen, dass die allermeisten
Prozesse fest definiert sind. Sie sind verpflichtet die
vorgegebenen Checklisten, Formulare und Textvorlagen zu
nutzen. Auch haben Sie ein handschriftliches Berufstagebuch
führen und jede Tätigkeit für
Ihre Kunden tagesaktuell im DSB-Reporter®
dokumentieren. Die Nutzung der Software DSB-Reporter®
ist obligatorisch. Sie müssen monatlich Qualitätschecklisten
ausfüllen und bei zu großer Qualitätsabweichung
mit dem Lizenz-Geber Kontakt aufnehmen.
Sie merken
also: Das Dasein als Lizenz-Nehmer ist nichts für
den geborenen Freidenker und Individualisten. Treffen folgende
Punkte auf Sie zu:
- Sie haben naturgemäß
einen starken Hang zum spontanen Improvisieren?
- Sie
lieben es neue Formulare zu entwerfen und Geschäftsprozesse
neu zu organisieren?
- Sie haben bereits eine hohe Fachkunde
und wollen Ihr Geschäft nur etwas optimieren?
-
Sie können sich nur mit selbst entwickelten Gedanken
und Materialien wirklich identifizeren?
- Sie sind Perfektionist
und brauchen Unterlagen, die 100%-ig zu Ihnen passen?
Dann sollten
Sie niemals Lizenz-Nehmer werden! Probieren Sie es
lieber als Lizenz-Geber. ;-)
(Eine
positive Interpretation dieses Themas ist weiter oben beschrieben.)
Fazit
Die Chancen und Risiken des externen Datenschutzbeauftragten
(im Rahmen von DSB-MIT-SYSTEM®)
sind dargelegt. Sie haben festgestellt, dass fast alle Aspekte
sowohl Chancen, als auch Risiken in sich tragen. Wenn Sie -
wir wir auch - in der Tätigkeit als externer Datenschutzbeauftragter
vor allem eine Chance sehen, dann
kontaktieren
Sie uns, um herauszufinden, wie wir Sie unterstützen können.
Stand: 30.08.2016
|
