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... Datenschutz ist ein wachsender Markt
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Die Datenschutz-Fachabteilung

Sie möchten eine komplette Datenschutz-Fachabteilung in Ihrem Unternehmen aufbauen? Hierbei kann Ihnen DSB-MIT-SYSTEM® sehr hilfreich sein. Es sei vorausgesetzt, dass Sie Ihre Kunden wirklich zufriedenstellen möchten (und nicht etwas für 99 € monatlich im Massengeschäft abspeisen wollen).

Was ist eine Datenschutz-Fachabteilung?

Diese Fachabteilung besteht aus mehreren Angestellten, die Ihre Kunden im Datenschutz betreuen. Ihr Unternehmen wird vermutlich einen Geschäftsbesorgungsvertrag mit den Kunden abgeschlossen haben; dadurch können Sie dann hausintern bestimmen, welcher Datenschutzbeauftragter das jeweilige Unternehmen betreut.

Diese Fachabteilung hat den Vorteil, dass Sie eine gewisse personelle Flexibilität haben: Erstens können die Kollegen sich untereinander bei Urlaub und Krankheit vertreten. Zweitens kann so auch die (leider) übliche Personalfluktuation kurzfristig kompensiert werden.

Was sind die besonderen Anforderungen einer Datenschutz-Fachabteilung?

Eine funktionierende Fachabteilung hat ihre besonderen Anforderungen. Leider gibt es keine Standard-Vorgehensweise in der Betreuung der Kunden. Auch wenn alle Mitarbeiter beispielsweise beim TÜV geschult und zertifiziert wurden, so wird jeder eine ganz eigene Vorgehensweise entwickeln. Es gibt aber kein offizielles "best practice" - und deswegen ist DSB-MIT-SYSTEM® so wertvoll.

Die Fachabteilung kann nur dann effizient arbeiten und Synergien nutzen, wenn alle Mitarbeiter möglichst identisch arbeiten. Jede Abweichung führt zu Turbulenzen. Ohne "best practice" gibt es Probleme bei den Urlaubs- und Krankheitsvertretungen. Und Mitarbeiterfluktuationen führen zu Stress und zu unzufriedenen Kunden.

Die Kundenzufriedenheit ist das oberste Ziel. Daher muss die Fachabteilung wie geschmiert laufen. Um es bildlich auszudrücken: Im Extremfall muss die Fachabteilung auch die "Reise nach Jerusalem" überstehen. Das bedeutet: Ein Kollege scheidet aus und alle anderen wechseln den Platz. In diesem Szenario zeigt sich, ob die Fachabteilung gut organisiert ist. Und genau das ist das Ziel von DSB-MIT-SYSTEM®.

Was sind konkret die typischen Anforderungen einer Datenschutz-Fachabteilung? Wir nennen hier die wichtigsten Aspekte::

Auf diese Anforderungen werden wir im Folgenden genau eingehen.

Was leistet DSB-MIT-SYSTEM® für die Fachabteilung?

Im Folgenden werden die typischen Anforderungen einer Datenschutz-Fachabteilung aufgelistet, und unsere diesbezüglichen Leistungen beschrieben:

  • Einheitliches Praxis-Fachwissen
    Alle Mitarbeiter müssen einen gemeinsamen Fundus an praxisrelevantem Fachwissen haben. Nur dann werden alle Kunden mit dem gleichen Background betreut. Mit diesem Fachwissen ist aber nicht das gemeint, was man beim TÜV oder anderswo lernt - denn dies sind "nur" die streng fachlichen Grundlagen... eine solche Basis wird ganz selbstverständlich vorausgesetzt. Bei der Kundenbetreuung sind es ganz andere Details, die entscheiden.
    Kennen alle Mitarbeiter die wichtigsten Urteile? Werden ähnliche Produkte empfohlen, wenn es um die technisch-organisatorischen Maßnahmen geht? Gibt es gleichlautende Empfehlungen, wenn es um Verschlüsselungsfragen geht? Oder um die Ausführlichkeit von Verfahrensverzeichnissen oder Internet-Datenschutz-Unterrichtungen?
    Die Liste der Details ist fast endlos lang. Hier muss es eine gemeinsame Basis geben, sonst spielen die Kunden verrückt, falls ein anderer Kollege die Betreuung übernimmt und plötzlich ganz andere Schwerpunkte und Anforderungen hat. Die Kunden spüren das sofort! Es folgen lange Diskussionen nach dem Motto "Aber Ihr Kollege hat gesagt...".

    Unser Datenschutz-Praxishandbuch TOM-Guide® sorgt für diese gemeinsame Basis. Auf über 500 Seiten haben wir alles zusammengefasst, was wir in der Praxis für fachlich notwendig halten. Dieses Werk wird jeden Monat aktualisiert. Somit sind alle Kollegen zum gleichen Zeitpunkt auf dem aktuellen Stand der Dinge.
    Der TOM-Guide® ist an dieser Stelle so wichtig, weil er zu großen Teilen aus den konkreten Praxisfragen der Kunden entstanden ist. Häufig können Kundenfragen beantwortet werden, indem man den betreffenden Text aus dem TOM-Guide® in eine Antwort-E-Mail einfügt. Genau dies sorgt für das gemeinsame "look and feel". Die Kunden sind zufrieden und bemerken kaum, dass hier ein anderer Fachkollege die Betreuung übernommen hat.
     
  • Gemeinsames Datenschutz-Management-System (DMS)
    Im Laufe der Kundenbetreuung fallen tausende Informationen an: Tätigkeiten, Feststellungen, Verfahrensbeschreibungen, Auftragsdatenverarbeitungen und die dazugehörigen Datenschutzvereinbarungen, Mitarbeiterdaten, Schulungskampagnen, Standorte, technisch-organisatorische Maßnahmen, Beschwerden, und so weiter.

    Alle diese Informationen müssen einem anderen Kollegen schnell und verständlich übergeben werden können. Hierfür braucht es ein gemeinsames Datenschutz-Management-System. Nur wenn diese Informationen in einer einheitlichen Form aufgebaut sind (und übersichtlich dargestellt werden), kann die Übergabe an einen Fachkollegen schnell und sicher funktionieren.

    Unsere Software DSB-Reporter® leistet genau dies. Als Web-Software können alle Fachkollegen prinzipiell auf die gleichen Informationen zugreifen. Im Vertretungsfall müssen einfach nur die Zugriffsrechte geändert werden.
    Wenn ein Mitarbeiter dann ein bisher für ihn fremdes Unternehmen übernimmt, so schaut er sich am besten zuerst den "Präsenzbericht" an. Hier findet er (a) allgemeine Informationen wie Bestelldatum, Betriebsrat, Regelung der Privatnutzung von Internet und E-Mail, Bestelldatum, usw. (b) eine Liste der wichtigsten Mitarbeiter, wie Geschäftsführung, Datenschutzkoordinator, EDV-Leiter usw. (c) eine Liste der letzten Tätigkeiten des vorhergehenden Datenschutzbeauftragten (d) eine Liste der offenen Fragen bzw. Verbesserungsvorschläge (e) die Liste der Feststellungen mitsamt Ansprechpartner. Somit ist dieser Fachkollege in wenigen Minuten sicher im Sattel. Ihr Kunde fühlt sich gut aufgehoben.
     
  • Einheitliche Führung von Akten und Dateien
    Auch wenn das papierlose Büro eine tolle Vision ist... in der Praxis ist es meistens nicht vorzufinden. Daher muss der gesamte "Papierkram" einheitlich organisiert werden. Mit einem Griff muss man die gewünschten Papiere finden.

    - Nehmen wir das Beispiel "Aktennotizen": Dies sind kleine Gesprächszettel, die man während eines Telefonats nutzt. Wo legt man diese Zettel später ab? Ganz klar: Im Kapitel 7.1 des Projektordners.
    - Wo sind die alten Jahresberichte? Natürlich im Kapitel 6.9 des Projektordners.
    - Wo befinden sich die Beschwerden von Betroffenen? Natürlich im Kapitel 6.8 des Projektordners.

    Das gleiche gilt auch für all die vielen Dateien, die sich im Laufe der Jahre ansammeln. Hier ist eine einheitliche Verzeichnisstruktur auf der Festplatte essentiell notwendig. Auch sind die Ordnungsstrukturen von Papieren und Dateien identisch, wodurch jedes Dokument - unabhängig vom Format - sicher und schnell gefunden wird.

    Hier liefert Ihnen DSB-MIT-SYSTEM® ein bewährtes Ablagesystem für Akten, Checklisten und Dateien. Wenn sich alle Fachkollegen daran halten, dann ist jedes Dokument innerhalb von 30 Sekunden aufzufinden. Der Kunde hat nicht das latente Gefühl, dass in Ihrem Unternehmen irgendwie Chaos herrscht.
     
  • Identischer Umgang mit E-Mails, Kalender und Aufgaben
    Leider ist die systematische Nutzung von z.B. MS-Outlook nicht besonders verbreitet. Manche Nutzer nutzen den Posteingang und/oder den Kalender als Aufgabensammlung. Beides ist absolut nicht zielführend. Jede "intuitive" Nutzung von MS-Outlook führt abteilungsübergreifend zu Turbulenzen. Die Übergabe eines Kunden an einen anderen Fachkollegen scheitert meist spätestens an dieser Stelle.

    Im Rahmen von DSB-MIT-SYSTEM® spielt die systematische Nutzung von MS-Outlook eine ganz entscheidende Rolle. Es wird genau erklärt, wie man E-Mails, Aufgaben und Kalender nutzen sollte. Ein besonderer Schwerpunkt wird auf die terminliche Nachverfolgung von E-Mails gelegt, denn dies ist in der Praxis wirklich sehr wichtig (aber die allerwenigsten Nutzer kennen dieses Feature überhaupt).
    Schlussendlich läuft es darauf hinaus: Der E-Mail Posteingang beinhaltet nur die E-Mails des aktuellen Tages. Alle E-Mails, die eine Beantwortung des Kunden erfordern, sind mit einer terminlichen Nachverfolgung versehen. In den Aufgaben sind alle Todos mit Fälligkeitsdatum abgelegt. Im Kalender finden sich nur "wirkliche" Termine, zu denen man sich verabredet hat. DAMIT kann ein neuer Fachkollege wirklich gut arbeiten. Nichts geht verloren. Kein Kunde fühlt sich vergessen.
     
  • Einheitliche Projektierung
    Die Übergabe an einen anderen Fachkollegen ist in einer Phase ganz besonders kritisch: Nämlich in den ersten sechs Monaten, wo die Bestandsaufnahme läuft. Hier kommen verschiedenste Fragebögen zum Einsatz, die (meist) gemeinsam ausgefüllt werden, um dann hausintern verarbeitet zu werden. Bei einem Wechsel zum Fachkollegen erwartet der Kunde natürlich einen reibungslosen Übergang zum neuen Fachkollegen.

    Hier spielt DSB-MIT-SYSTEM® ganz große Stärken aus. Es stehen über 150 Standard-Dokumente zur Verfügung. Darunter sind viele Checklisten und Interview-Fragebögen. Die Übergabe zu einem neuen Fachkollegen ist kein Problem.

    Besonders hinweisen möchten wir an dieser Stelle auf die Formulierung von Datenschutzvereinbarung in Hinsicht auf § 11 BDSG (Auftragsdatenverarbeitung). Dieses Kapitel im Datenschutz braucht oftmals einen besonders langen Atem. Im Laufe vieler Wochen wird man gemeinsam mit einem ADV-Auftragnehmer eine solche Datenschutzvereinbarung aushandeln. Dieser Prozess ist bei DSB-MIT-SYSTEM® ganz besonders gut dokumentiert, und kann von einem Fachkollegen schnell und sicher übernommen werden. Ohne eine solche Organisation kommen Sie sonst niemals zum Ziel.
     
  • Gemeinsame Qualitätsmerkmale
    Was macht eine "gute" Kundenbetreuung aus? An welchen Stellen findet sich "messbare" Qualität? Unsere Praxiserfahrung liefert die notwendigen Antworten.

    Dieser Aspekt ist für DSB-MIT-SYSTEM® sehr wichtig. Von der Büroausstattung (z.B. Aktenschredder) bis zur laufenden Kundenbetreuung (z.B. rechtzeitige Abgabe von Jahresberichten) gibt es Kriterien, die eine Beurteilung erlauben, ob der Fachkollege sauber und im Kundeninteresse arbeitet. Beispielsweise muss jeder Fachkollege monatlich eine Qualitäts-Checkliste ausfüllen. Hier wird ersichtlich, ob er effizient am Kunden gearbeitet hat, und ob er eine engmaschige Betreuung leisten konnte.

    Auch wir selbst nutzen sämtliche vorgelegten Qualitäts-Checklisten und sammeln "Qualitätspunkte". Alle von uns gelieferten Produkte setzten wir 1:1 jeden Tag ein. Als Lizenzgeber arbeiten wir kein bisschen anders, als unsere Lizenznehmer.
     
  • Übergang zur EU Datenschutz-Grundverordnung
    Am 25. Mai 2018 wird die EU DS-GVO in ganz Europa wirksam. Zu diesem Stichtag werden viele neue Pflichten wirksam, und viele neue Dokumentationen müssen erstellt werden. Wie gehen Sie in Ihrem Team damit um? Wer entscheidet, wie die Kunden zukünftig betreut werden sollen?

    Seit September 2016 (nachdem die ersten Fachbücher und Fachartikel erschienen sind) beschäftigen wir uns intensiv mit dieser Frage. Unter www.privacy-regulation.eu sehen Sie, dass wir den Verordnungstext zunächst einmal praxisgerecht lesbar aufbereitet haben.
    Im Hintergrund dieser Website arbeiten wir an der Analyse der ab Mai 2018 geltenden Unternehmens-Pflichten; und wir erstellen auch im Sinne eines PDCA-Zyklusses die geeigneten Prüffragen. Auf diese Weise können wir die drei Hauptpflichten des Datenschutzbeauftragten gemäß Artikel 39 erfüllen: Unterrichtung über die Pflichten, Beratung zur Erfüllung der Pflichten und die Überwachung der Einhaltung.
    Fazit: Auch im Rahmen der DS-GVO werden Ihre Kunden einheitlich betreut. Die Mitarbeiter Ihrer Datenschutz-Fachabteilung werden nicht auseinanderdriften.

 

Fazit: Der Aufbau einer Datenschutz-Fachabteilung bedarf einer sehr sorgfältigen Planung. Die unvermeidliche Personalfluktuation der Datenschutz-Kollegen muss von vornherein einberechnet werden, und dementsprechend braucht man ein fachlich strenges System zur Kundenbetreuung. Wenn man dies nicht konsequent durchzieht, so bringt dies mittelfristig viele Sorgen und letztlich unzufriedene Kunden.

Ganz "nebenbei" ermöglicht DSB-MIT-SYSTEM® ein effizientes Arbeiten, was dazu führt, dass jeder Datenschutz-Kollege mehr Kunden betreuen kann. Und das bedeutet natürlich auch mehr Umsatz. Und das alles ohne das Risiko, dass die gesamte Fachabteilung zusammenbricht, nur weil ein Kollege krank ist und ein anderer gekündigt hat.

Sie sehen, wie DSB-MIT-SYSTEM® eine Datenschutz-Fachabteilung ermöglicht, ohne dass Sie als Unternehmer ein zu großes Risiko eingehen. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie eine solche Fachabteilung gründen oder neu konsolidieren wollen.

Stand: 17.10.2016